Trộn dữ liệu (Mail Merge) vô cùng tiện ích và được nhiều dân văn phòng, Marketing yêu thích. Tuy nhiên, việc trộn thư từ một bức thư thành nhiều nội dung khác đôi khi xảy ra sai xót. Trong đó, tình trạng trộn dữ liệu từ Excel sang Word bị lỗi ngày tháng tương đối phổ biến.
Thay vì hiển thị dạng dd/mm/yy thì sẽ hiển thị thành dạng mm/dd/yyyy hoặc hiển thị số chứ không phải ngày tháng năm. Khi gặp trường hợp đó bạn có thể chỉnh sửa lại trong Control Panel. Hoặc theo dõi bài viết để MemeFace hướng dẫn bạn một cách chi tiết nhất nhé!
Nguyên nhân lỗi khi trộn dữ liệu từ Excel sang Word sai ngày tháng
Về cơ bản nguyên nhân chính khiến việc trộn dữ liệu từ Excel sang Word gặp lỗi ngày tháng là do sự không tương thích giữa định dạng của 2 phần mềm. Cụ thể:
- Định dạng ngày tháng khác nhau giữa Excel và Word.
- Word không nhận diện chính xác định dạng ngày tháng từ Excel.
- Quá trình truyền tải sao chép và dán dữ liệu có thể bị sai.
Để xử lý lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge cần đảm bảo rằng định dạng ngày tháng được chuẩn hóa và sử dụng phương pháp truyền phù hợp nhằm tránh lỗi.
3 Cách sửa trộn dữ liệu từ Excel sang Word bị lỗi ngày tháng
Như đã nói thì vấn đề không tương thích hoặc sai định dạng có thể dẫn đến nguyên nhân lỗi. Do đó 3 hướng dẫn cách sửa dưới đây sẽ giúp bạn xử lý một cách chi tiết.
Trước hết cần kiểm tra lại thông tin ở ở định dạng Excel.
Xử lý lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge trong tíc tắc
Trước hết cần kiểm tra lại thông tin ở ở định dạng Excel có trùng với Word không. Đảm bảo rằng định dạng của Excel đang thuộc dd/mm/yyy (ngày tháng năm). Không thuộc định dạng số nhé!
Đầu tiên nhấp chuột phải vào data merge field rồi chọn đến “Edit Field”.
Cửa sổ Field hiện ra bạn chọn Field Codes.
Sau đó thêm vào như định dạng sau: MERGEFIELD DateField \@ “dd/MM/yyyy”
Lúc này lỗi ngày bị đảo ngược sẽ không còn nữa.
Trộn dữ liệu từ Excel sang Word bị lỗi ngày tháng sửa với Paste Special
(Paste Special) Dán đặc biệt là một cách để giúp chúng ta thoát tình trạng trộn dữ liệu từ Excel sang Word bị lỗi. Trong lúc trộn bạn có thể sử dụng tính năng dán đặc biệt với “Unformatted Text” (Văn bản không định dạng) để tránh lỗi.
Phương pháp này giúp bạn loại bỏ các định dạng không cần thiết. Giải quyết vấn đề ngày tháng bị lỗi font, đảo thứ tự,…
Áp dụng công cụ chuyển đổi định dạng ngày tháng trong Mail Merge
Quay lại bước thêm các trường. Click vào trường “ngày bị đảo lộn”.
Sau đó ta click chuột phải chọn “Toggle field Codes”.
Lúc này trên trang Word sẽ tự xuất hiện phần code như hình.
Tiếp theo, ta nhập thêm đuôi mã đằng sau dấu nháy ngày sinh \@ “dd/MM/yyyy (MM phải viết hoa).
Sau đó click chuột phải và chọn “Update Field” để cập nhật cho tất cả các thư trộn bên dưới.
Tiếp tục các bước trộn dữ liệu xem thử lỗi đã được khắc phục chưa nhé!
Nếu 3 phương pháp trên không giúp giải quyết vấn đề bạn có thể cần phải xem xét lại các định dạng cụ thể và xử lý theo tùy chỉnh.
Một thủ thuật được người dùng Excel và Word có thể hữu ích cho bạn ở trường hợp này là: thêm dấu ‘ ở trước để chuyển thành dạng Text” trong Excel.
Bạn có thể tạo một cột ô mới sử dụng thêm dấu nháy trong ô để chuyển thành dạng Text và áp dụng như bình thường để trộn dữ liệu. Lúc này lỗi sẽ được tránh nhanh chóng.
MEMEFACE chúc bạn không còn gặp tình trạng trộn dữ liệu từ Excel sang Word bị lỗi ngày tháng. Đừng quên để lại bình luận hoặc cách khác chuẩn hơn nếu bạn có nhé!
XEM THÊM